En el marco del Seminario organizado por SAP y Entelgy Perú, Carlos de los Santos, Director de ECM para LATAM de Entelgy, fue entrevistado para el medio digital IT/USERS de Perú donde pudo profundizar en nuestra experiencia en Gestión Documental y Soluciones de Negocio de SAP/OpenTex.

Entrevista a Carlos de los Santos sobre Gestión DocumentalA continuación, reproducimos la entrevista completa:

¿Por qué es importante la Gestión de los Contenidos en la actual coyuntura de los negocios?

Hoy es muy importante, por dos razones fundamentales; en primer lugar por el crecimiento exponencial del mismo, actualmente todo el contenido digital se está duplicando cada 22 meses. Por otra parte, el creciente aumento de las regulaciones, requiere que las empresas gestionen la guarda, retención y recuperación de los mismos. Hoy por hoy, en Latinoamérica no hay demasiadas regulaciones, pero se estima que en los próximos 3 años se pondrán en vigencia varias de las regulaciones existentes en otras partes del mundo.

Carlos de los Santos, Director de ECM para LATAM de Entelgy

Este crecimiento se está reflejando en cuanto al incremento del volumen de la información ¿En qué medida la perspectiva de Entelgy y las herramientas de SAP ayudan a estructurar esta información?

La herramienta que tiene desarrollada SAP junto con OpenText  -que es líder en Gestión de Contenidos- ayuda a gobernar la información no estructurada. Esto consiste básicamente en capturar en forma controlada toda la información que se recibe, poder clarificarla, poder descartar lo que resulta irrelevante y poder conservar la data que aporta valor al negocio. Cumpliendo regulaciones, acortando los tiempos de búsqueda y disminuyendo los costos de almacenamiento de esa información.

En cuanto al tema de la “Facturación Electrónica” SAP tiene una visión especial ¿Puede ampliarnos más esa propuesta?

En el tema de la “Facturación Electrónica” intervienen dos aspectos y SAP brinda soluciones en ambas; por un lado está la Validación de la Factura frente al organismo fiscal correspondiente, en este caso la SUNAT; ese primer aspecto toca tanto al Emisor como al Receptor de la Factura Electrónica. El segundo aspecto y no menos importante es la gestión, en tiempo y forma, de esa factura recibida. La “Factura Electrónica” soluciona varios problemas, pero también elimina la ventanilla física para la recepción de las Facturas, que era el primer filtro que tienen las empresas para controlar y aceptar o rechazar las mismas.

Hoy la “Factura Electrónica” es de recepción inmediata y automática por parte de la empresa. Obviamente estando validada por la SUNAT, pero esto no quiere decir que cumpla los requisitos del negocio receptor, la ventaja de tener implementado el módulo SAP Invoice Management hace posible el poder gestionar esa factura, procesarla de forma inmediata si está aprobada o rechazarla cuanto antes si no corresponde.

En cuanto a las regulaciones en los diversos países que opera Entelgy, ¿existe la diversidad normativa o todo tiende a regularizarse?

En el caso de la “Factura Electrónica” todas las regulaciones en Latinoamérica son muy similares entre sí, en el campo de la Leyes es poco lo que varía, básicamente consiste en el envío de la información -en un XML y un PDF asociado- con campos obligatorios que son establecidos, por el organismo fiscal correspondiente y campos “libres” que pueden ser acordados entre las empresas.

Las regulaciones a nivel de manejo y gestión de contenidos, normalmente no son regulaciones locales, sino que hasta ahora son adaptaciones de regulaciones de otros países. Básicamente los reguladores por excelencia, son los EE.UU. y Alemania, a través de la norma ISO 15489 que es la “norma madre” para la gestión de los contenidos.

Para finalizar ¿cuál sería su mensaje para el empresariado de la región ante el tema de ECM y la “Facturación Electrónica”?

El mensaje para el empresariado de la región es que vaya prestando fuerte atención en ambos temas. Estamos convencidos que todas las empresas deberán debatir internamente estos temas en los próximos dos años. Entelgy tiene una vasta experiencia en el mercado europeo, donde están un par de años adelantados en cuanto a los cumplimientos regulatorios y el uso de este tipo de soluciones. En vista del crecimiento que hemos tenido en ese mercado y al crecimiento que estamos teniendo en Latinoamérica, estimamos que en los próximos dos a tres años tendremos una importante demanda de estos servicios en la región.

Su alianza con SAP les sirve mucho para la gobernanza del “Ciclo de Vida de los Documentos”…

En forma independiente, somos partners de SAP y de OpenText desde hace más de 15 años. La alianza del 2008, entre SAP y OpenText, para integrar a su ERP los contenidos no estructurados -imágenes, documentos, correos electrónicos, etc.- ha potenciado nuestros servicios ya que somos conocedores de ambas plataformas. Con SAP podemos gestionar en forma eficiente los procesos de una empresa y la data estructurada y con los productos SAP By OpenText podemos no solo vincular los documentos no estructurados a estos procesos, sino también gestionar todo el ciclo de vida de los mismos.

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